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企業年會如何做?
2014-9-22 14:30:45 瀏覽次數:3839

企業年會活動如何做?―創意與溝通扮 

      大多數公司都會選定在每年年終的時候做一個年會,主要是對公司一年的業務和運行做一個回顧總結,并將公司的下一年計劃和目標傳遞給全體員工。公司的年會并不等同于公司高層對公司業務的一個總結會,不會那么嚴謹,主要還是用來與員工進行直接和近距離的溝通,使員工感覺到直接來自公司而不是來自上級領導的關懷,并對公司的精神有更準確的領會。   

      年會是一個聚會性質的活動。它的另一個功能是代替一部分人事工作的職能,在年會上對表現好的員工進行獎勵,使得大家很放松地在一起溝通、娛樂,讓員工有一種“辛苦一年,該休息、收獲一下了”的感覺。同時員工也可以通過這個機會與平時不太有機會接觸的公司領導及其它部門的同事們進行溝通和了解。   

      年會要達到的效果是增強企業凝聚力,鼓舞員工士氣,為來年打一個好的基礎。為了年會的順利進行,也為了展示出公司及員工的風采,年會的組織和管理應該怎樣去做才能達到這些效果呢?   

      通常,企業會選擇公關公司作為自己企業年會的策劃方與實際執行方,讓自己的員工,包括人事和行政部門休息一下。公關公司應該看到這種業務對于公關公司的深層意義,那就是借此增進對企業客戶的深層次了解。借助服務企業年會的機會,公關公司可以更加深入地了解該企業的文化與企業的組織結構,以及該企業在本年度的業務經營情況等等信息。這對于進一步服務好客戶是有重要意義的。

      有些公司的年會比較簡單,注重內容,不太注重形式,主要是聚聚餐,講講話,抽抽獎。半天就結束了。希望達到全方位目標的公司就會加入很多的元素,甚至會把全體人員集中在一個城市,做一個超過一天的活動來完成年會。這樣的安排既能達到企業管理層對員工層的重要信息傳遞的目的,也能夠讓員工在企業年會中盡情放松,增進彼此之間的了解,保持愉快而積極的心態,為來年的工作做好 準備。    

      復雜一些的年會通常分成會議和幾個不同的娛樂項目環節,甚至包括就與企業相關的社會熱點話題進行討論。在這里就不一而足了。   

司年會的策劃  -   成立公司年會小組 

      公司年會通常會由一個Committee來負責,主要是為了更好地協調各部門的事務及更有效地調配公司的各種資源來為年會服務。一般年會的Committee的成員會是各個部門領導指派本部門的活躍份子參加。Committee負責整個年會的前期策劃和后期執行。Committee會在初期推選一名總負責人,組織并安排所有人員的工作內容和時間管理。成員之間的能力、資源互補搭配也很重要,因為是從各個部門臨時抽調的人員,總負責人必須能夠發揚每個人身上的長處,在短期內組成一個團結而強大的團隊為年會服務。   

-主題選定 

      年會的主題既搶眼又精練地表達了當次年會的主要方向。擬定出色的主題,首先需要對企業的市場情況、品牌情況以及活動目的進行充分的了解,特別是企業想通過此次年會傳遞的信息。其次,還需注意擬定的活動主題應與企業品牌定位吻合。

      現場的氣氛是像一家人聚會般的溫馨,也是需要熱烈的高潮。依據選定好的主題,背景板、會場的布置和環節的安排都可以圍繞主題去展開。跟隨這個步驟,在活動整體調性明確之后,也就確定了活動主題的方向。(某外企一年的年會上,公司希望調動每一位員工的積極性,在第二年創造出更大的成績,同時也希望利用的年會,讓每一個人都玩得開心。因此這一年年會的主題選定為:Red  Hot,中文為:火舞激情。)   

      年會年年做,每個公司都做,在基本達到目的之后,公司客戶一定會希望每年的年會有出人意料和與眾不同的創意,給所有參加人一個驚喜。而創意的體現也表現于一個具有感染力的活動主題,貫穿整體活動的活動主線,以及活動中的若干亮點。下面我們還會具體談到如何在執行當中來獎創意貫徹到底。   

場地選擇 

      場地的選擇一定要合理,主要參照值是參加年會的人數及環節設置的需要。同樣是100人參加的年會,如果在環節上沒有復雜的表演及環節,那么現場需要一個簡單的舞臺及可以容納下10桌就可以;如果在環節上需要有表演,頒獎及特邀嘉賓一些復雜的環節,現場對舞臺及燈光音響視頻的要求就會相對復雜,那么所需要的場地就會更大。另上,一般的年會會選在酒店的宴會廳進行,有時,一些公司希望活動可以進行的獨特,所在在場地的選擇上也會相對獨特。比如像特色的酒吧,或是戶外的場所,如果在資金的允許下, 更選擇在風景好溫度適宜的海邊,感覺會更放松一些。   

時間確定 

      年會是一個公司的活動,可以把各個部門的人員聚集在一起,時間的選定是非常重要的。即可以不耽誤工作,又可以聚集所有的人,這就是需要Committee 的成員發揮他們的特長了。   

環節設定

      公司年會的必有項目是領導致辭,年度各種優秀獎頒獎,員工才藝表演,抽獎,互動游戲等。有時公司也會因為某些原因特別邀請一些知名的嘉賓來參加。在這個基礎上,如何獎年會活動做得出彩,創意必須貫穿每個環節。以下是幾個技巧供大家參考

如何留下深刻印象:

      企業年會既然是企業員工相互增進了解的重要平臺之一,讓企業的員工對年會留下深刻的印象就顯得格外重要了。因此,“是否會‘轉 身就忘記’”就成為了衡量一個企業年會成功與否的重要標準之一。    
      比如說,某企業需要在2008年1月舉辦一次公司年會。由于2008年對于中國來說是奧運年,因此,此次年會可以將2008年奧運會作為主題來提升吸引力。那么,究竟怎么做才能避免“轉身就忘記”,同時又能很好的將北京2008奧運和該企業建立關聯性呢?那么我們給這次年會設計了由多項奧運比賽項目組成的競賽,選擇既能吸引員工踴躍參與,又能體現團隊協作精神的項目:

      場地自行車+射擊+趣味乒乓球+三分投籃+足球贏積分+wii-sports網球賽。通過豐富體育運動的介入,這場年會就深刻與奧運聯系在了一起。并且,競技活動中展現的拼搏與協作也更能激發企業員工的斗志與凝聚力。   

善用熱點事件:

      在前面我們也提到了把握社會熱點,與社會大事件做好關聯,從而提升企業員工對活動的關注度與接受程度。這里所說的社會熱點是廣義范疇上的。比如說,2003年電影《黑客帝國》的上演,2005年神州五號的升空,2008年即將在北京舉辦的奧運會等等。這些社會熱點,都能夠成為企業年會活動策劃中可以利用的信息點?梢越柚@些社會熱點話題進行發散和延展,根據企業的特點,進行活動的策劃。    

注意活動的實用性:

      另一個案例說明了如何增進活動的實用性,促進所有員工的參與和溝通,精心安排的活動環節。我們以一家全國性的企業為例,假設這家公司業務按地域劃分成若干區域。而公司年會則是需要所有區域員工 同時參加。年會主題方面,仍以奧運為主題。 

      首先,將該企業所有的員工,按照華北,華東,華南分成三個區域,在所有的員工check in的時候,發放一張積分卡,積分卡采取了實名制,將伴隨員工參與企業年會的所有流程。在年會期間,還設置了一個有趣的特許經營店,員 工可以憑借積分在特許經營店中兌換禮品。而這個積分的獲取,就要在年會中 設置的其他環節中獲得了。      

      其次,在年會之間,設置了很多的頭腦競技型的環節。這些環節都是和企業的發展策略、渠道政策相關的環節。根據不同的分區,每個分區自己設計問題,其他兩個區域的成員進行回答;钴S了現場氣氛,同時也調動了員工之間的積極性,而通過這樣的娛樂環節,也能加深員工對企業的認知程度的加深;顒拥膭撘恻c是整個年會被打造成了一場精英匯聚、緊張刺激、歡樂沸騰的精英奧 運比賽。

      也因此而設置了比賽規則: 所有人員可自由選擇比賽項目以及同伴;而參賽人員可以在每個項目中獲得個人和團隊兩種積分。這些積分可以在特許經營店中兌換相應禮品。個人總積分 前三名以及積分最高的團隊分別可以獲得相應的獎項。  

增強互動效果:

      互動環節可以跟企業年會的舉辦地相聯系,增加特色。北京有評劇,東北有二人轉,河南有豫劇,長沙有花鼓戲,海南有竹竿舞。這些都是可以融入到節目中的例子。這樣趣味的表演形式,能夠調動員工的情緒,活躍現場氣氛。但通常來說,互動環節需要有較強的參與性、娛樂性和激勵性。   

      如可以以身體上的字母的組合來體現出企業英文標識。微軟是Microsoft,柯 達是Kodak,西鐵城是CITIZEN,都能夠鼓舞員工積極的參與進來。   

      互動環節還得有一些趣味性,能夠讓企業員工放松,以達到年會作為企業內部溝通平臺的最大化目的。比如說,可以事先與年會聚餐所在地的廚房進行溝通,制作類似蛋餃的菜,每桌上每人一個,不許吃,只許用刀切開,找到分別埋有大棗的來賓(同桌作證)獲大獎,獲獎來賓上臺領取好彩大獎!八湣痹谥袊膫鹘y里代表“團圓”和“吉祥”,大棗代表“福至賓朋”,這樣一來,也 可以活躍氣氛。    

      互動環節還需要有深刻的企業意義。中國有句古話:一鼓作氣。古代戰場上將領用擊鼓來振奮士兵們的士氣,因此,也可以在企業年會中設置“擊鼓”的環節來鼓舞企業員工信心。鼓聲響起,振奮人心。群鼓的擂起需要多個企業員工的合作,只有配合才能打出好聽的節奏,增強了企業員工之間的協作與團隊精神。  

 

年會活動的準備工作人員分工 

      由Committee的負責人依據大家本身的特長來分配工作。有組織能力的人會去發動公司的員工,并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝,請專業的老師進行授課,為表演的人安排練習場所,聯系現場的服裝化妝等一切相關的工作。有人負責采購一切活動所需要的物品,有人負責與場地進行聯系及協調工作,有人負責公司內部的協調工作等等。

      Committee中每個人都將獨立負責自己的環節部分的準備工作,并及時統一向負責人報告,確;顒拥捻樌M行。同時,負責人也應準備一套應急預案以確認突發情況的發生。團 隊的力量是無窮的。 

-嘉賓邀請 

      由專門負責此項工作人員進行嘉賓邀請。有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加,不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視,更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質。另外,如果資金允許,還會特別的去邀請一 名到兩名社會上的知名人士來到現場參與表演或是互動。  

-節目預演 

      公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演?梢哉垇韺I的老師進行指導并協助編排節目。(曾經有一個公司的年會因當年最為流行的是“超級女生”,幾個唱歌比較好的女孩子組合在一起,彼此做了一個定位后形成了“超級女生Copy版”。他們并且請來了專業的聲樂老師進行輔導,不僅讓 自己的業余生活豐富,同時又展現了自己的實力,在現場的活動中,這個節 目受到了公司上下的好評,還得到了當年的最佳表演獎)    因為大家都不是專業演員,必須要多做整合預演?梢约兴醒莩鋈藛T及主持人,在布置好的現場按照時間順序彩排各個環節。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置,上下臺方向,現場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。  

制作、購買物品 

      通常在年會開始的前一天布置,(也要考慮到工作量是否合適),F場搭建,包括舞臺區,嘉賓區(餐區),VIP室,候場區,化妝區。有些公司為了體現 出對員工的細致,還會特別準備餐前交淡區及吸煙區。 

細節安排 

      一場公司年會的細節安排也是非常重要的。比如現場的食品酒水的安排,菜上早了,精彩的節目大家來不及看了,菜上晚了,讓大家餓肚子也是不好的。每個環節與環節中的串場安排也可以看出組織的精心安排。是通過主持人的 串詞,還是通過視頻音樂,不同的設置也會帶來意思不到的效果。  

      以前,公司的年會還只是會讓自己的公司的員工來負責整體的流程設置,現在越來越多的公司會啟用更專業的活動行業公司為自己公司打造不同以往的年會,讓年會舉辦的更專業更精彩。曾經參加過不少公司的年會活動,也策劃管理了很多公司的年會,總體感覺每個公司的年會都是在最大程度的展現自己公司的文化特色,讓所有的員工對公司充滿信心,安心的進行工作。因此,公司年會的策劃及 管理就體現出了它的重要性。   

活動管理 

      活動管理是保證策劃,準備工作能夠得到實現的最關鍵的一步。準備好充足的人和對每個環節做好具體安排和預演是至關重要的。在預演階段對每個環節每個工 作人員的站位和配合都要做詳細的安排;顒又械募毠澒芾硇枰⒁獾牡胤胶 多,具體可分為前期準備、活動期間以及活動結束這樣幾個階段。   

-前期準備

      需要對工作人員、Part-time、攝影師、攝像師以及企業指派的工作人員提前 進行培訓。這種培訓包括工作人員分工以及執行手冊的制定。 在活動開始之前,需要對所有設備進行調試。包括演示的筆記本電腦是否設置了自動關機或者屏幕保護程序,活動現場需要演示的PPT文件投影出來是否足夠清晰等看似非常微小,卻又在現場活動得以順利運行過程中起到關鍵 作用的很多細節環節。   

-活動期間 

      對工作人員進行明確的分工,每項工作都必須責任到人,保持手機或對話機的 開通便于及時聯絡。    一場活動的順利進行需要各個方面的配合,更需要對現場環節的控制及管理。對于演出的催場候場,舞臺上的道具提供,對于整體活動的節奏的把握都是非 常重要的。 

      后記  除少數公司為做公司宣傳借話題外,公司年會通常為內部活動,不會邀請媒體。因此這 里沒有提及媒體方面如何操作。

      另外,根據過去參加和組織企業年會的經歷,感覺到大部分企業年會失敗的原因都是對于管理的重視不足,導致直接影響到年會的效果。成功的策劃與執行會帶來預期的積極 效果,而缺乏創意與組織的年會則可能導致公司/客戶的不滿意。

 

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